Magasin er Danmarks førende kæde af stormagasiner med seks afdelinger spredt over hele landet. Dagligt besøges butikkerne af tusindvis af kunder, der benytter Dankort, MasterCard og Magasinkort til deres betalinger. Dette indebærer daglige transaktioner på mellem 10.000 og 20.000, der skal afstemmes. Desuden er der behov for løbende kontrol af transaktioner med hundredvis af leverandører i koncernen. En manuel håndtering af denne opgave er umulig.

Tally X – En webbaseret afstemningsløsning.

Magasin har valgt Tally X på grund af:

• brugervenlighed
• hastighed
• fleksibilitet 

Desuden kræver Tally X ingen installation, da det er webbaseret. Det er også nemt og hurtigt at tilpasse systemet efter virksomhedens specifikke behov, med hurtig kommunikation mellem kunden og Tally X’s udviklere, der er i stand til at levere skræddersyede løsninger.

Tally X resulterer i betydelige tidsbesparelser inden for bogholderiarbejdet, hvilket frigør medarbejdere til mere værdiskabende opgaver. 

Dette tilfører merværdi til virksomheden, og omkostningerne ved at implementere Tally X er derfor hurtigt tjent hjem.

Magasin er en af Danmarks mest betydningsfulde detailhandelskæder med mange daglige kortbetalinger i seks store afdelinger i Storkøbenhavn, Aarhus og Odense. Selvom flertallet af korttransaktioner forløber gnidningsfrit, kræver det stadig kontrol. Det er en tidskrævende og mindre interessant opgave for medarbejderne, der i stedet kan fokusere på at håndtere de transaktioner, der kræver opmærksomhed.

På samme måde skal Magasin regelmæssigt kontrollere varer, returvarer og betalinger med deres top 100-leverandører hvert kvartal. For tre år siden indførte Magasin Tally X som en løsning, der hurtigt og effektivt gennemfører den rutinemæssige kontrol og frigør medarbejdernes tid til mere kritiske opgaver.

“Vi brugte meget tid på at afstemme vores leverandørtransaktioner. Derfor valgte vi at teste Tally X, som har gjort processen langt nemmere og mere præcis for os i de sidste tre år,” udtaler Kirsten Jacobsen fra Magasins bogholderiafdeling.

Tidsbesparelsen er signifikant. 

Brugere af Tally X rapporterer, at de nu kun bruger 20% af den tid, de tidligere brugte på afstemninger. I praksis logger en medarbejder fra Magasins bogholderi ind på Tally X, hvor oplysninger matches efter de ønskede kriterier.

Mens en erfaren medarbejder manuelt kan matche omkring 200 poster pr. time, kan en medarbejder ved hjælp af Tally X serveren matche op til 400 poster pr. sekund. Desuden er det muligt at træne en ny medarbejder i brugen af Tally X på blot en time.

Efter de positive resultater med Tally X i Magasins kreditorbogholderi besluttede Kirsten Jacobsen også at teste, om softwaren kunne anvendes til kontrol af Magasins daglige korttransaktioner på mellem 10.000 og 20.000 med Dankort, MasterCard og de særlige Magasinkort. Det har også været en stor succes.

“Det har været en kæmpe hjælp! Tally X er så hurtig, at vi nu kan afstemme transaktion for transaktion. Vi bruger mest tid på de transaktioner, der har fejl. Dette kan opstå, hvis en kortlæser oplever problemer under betalingen og skal genstartes. I mange tilfælde ville dette medføre uacceptable dobbelttræk på kundens konto, som vi nu undgår,” forklarer hun.

Med Tally X er det enkelt at opdage eventuelle afvigelser dag for dag.

Seneste tiltag hos Magasin med Tally X omfatter kontrol af transaktionerne i Magasins onlinebutik for at forhindre misbrug af betalingskort.

“Det er vigtigt for os at opdage afvigelser – uanset størrelsen – af hensyn til vores ejere og revisorer. Med Tally X kan vi afstemme en hel måned på kun én time. Vi er blevet stadig gladere for Tally X!” konkluderer Kirsten Jacobsen.